Assistant de Direction Tnc 85% - les Herbiers - C.C.A.S. H/F - Centres communaux d'Action Sociale

En collaboration étroite avec la directrice du CCAS et du CIAS, vous assurez les activités suivantes : assistance à la directrice du CCAS et du CIAS, assistance au pôle juridique et financier, gestion de la communication du CCAS via l'intranet

Activités principales :

- Assistant de direction
- Assiste la directrice du CCAS et du CIAS, en particulier la gestion de l'agenda
- Met en forme les supports divers du service
- Effectue la préparation du conseil d'administration du CCAS
o Recense les projets de délibération
o Elabore la note de synthèse à partir des projets de délibération
o Rédige la convocation
o Organise la tenue du conseil : préparation de salle, s'assure de la présence du quorum
o Prépare le document de présentation du conseil sous forme de PPT
o Assiste au CA
o Rédige le CR
o Met à la signature les délibérations, les transmet, et les diffuse aux services concernés
- Assure l'accueil téléphonique du service administratif
- Gère la réception du courrier et des mails des services du CCAS et du CIAS
- Assure le suivi du planning du service

- Assistant du pôle juridique
o Sous la responsabilité du service juridique, prépare les courriers d'attribution ou de suivi des marchés
o Mise en signature et récupération des courriers / documents sur le parapheur électronique
o Publie sur la plateforme marchés sécurisés au besoin

- Gestion financière :
o Gère la commande des fournitures de bureau, et des abonnements du CCAS et du CIAS
o Suit le budget abonnement, et fournitures d'entretien du bâtiment
o Assure le suivi budgétaire et comptable du budget FONCTIONNEMENT du CCAS principal : engagements, bons de commande, mandatement...)

- Communication :
Met à jour les organigrammes des services
Fais le lien avec le service communication sur tous les évènements liés au CCAS et au CIAS

- Gestion de La Ruche (intranet) :
Gestion des nouveaux arrivants et des sorties des agents du CCAS et du CIAS
Rédige les articles relatifs au CCAS et au CIAS (hors éléments RH)

Activité secondaire

REFLEXION / DEPLOIEMENT D'UNE ARBORESCENCE INFORMATIQUE / TRAVAIL SUR L'ARCHIVAGE INFORMATIQUE DU CCAS et du CIAS / SUR LE PARTAGE DES DONNEES

- Titulaire d'un BTS Comptabilité, gestion ou G.E.A.
- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Qualités d'écoute, disponibilité et adaptabilité

• Gestion de l'emploi du temps
• PowerPoint
• Gestion des ressources financières
• Définition de l'arborescence
• Traitement du courrier
• Suivi de marché
• Contrôle du budget
• Permanence téléphonique